Nonostante l’avanzare sempre più veloce della tecnologia, la carta stampata resta sempre il metodo più sicuro e utilizzato per l’archiviazione di documenti importanti. Tutte le aziende, così come i professionisti (avvocati e medici), dispongono di un archivio documenti cartacei per la conservazione della documentazione che non può essere smaltita. Il problema degli archivi è che più passa il tempo, maggiore sarà il loro volume. Quali possono essere, quindi, le soluzioni a questo problema?
Archivio documenti cartacei: importanza e problematiche
L’archiviazione di documenti cartacei consiste nel conservare, in modo sicuro, dei documenti molto importanti che non possono essere smaltiti. Non si tratta di documenti digitali, bensì di documenti stampati su carta. Solitamente tutte le aziende e tutti i professionisti dispongono di un archivio documenti cartacei che varia in base a molteplici fattori. Basti pensare ad un avvocato che deve conservare tutti i documenti riguardanti processi vari. I documenti da conservare aumentano negli anni, raggiungendo numeri davvero elevati.
Il problema degli archivi cartacei è sicuramente lo spazio. Aziende e professionisti che hanno alle spalle una lunga carriera dispongono, quasi sempre, di archivi enormi. I documenti vengono conservarti in raccoglitori spesso ingombranti, i quali vengono disposti a loro volta in armadi o scaffali dedicati. Con il passare del tempo l’archivio aumenta di volume, fino a richiedere stanze dedicate, spesso anche molto grandi. Un avvocato con alle spalle una lunga carriera potrebbe quindi ritrovarsi con un archivio di documenti cartacei enorme, il quale richiede uno spazio dedicato non indifferente. Pensare di accatastare tutto in una stanza non è sicuramente la soluzione migliore, in quanto l’archivio deve essere ordinato e catalogato, in modo da poter trovare facilmente qualsiasi documento.
Archivio documenti cartacei: le soluzioni
Tutte le problematiche legate all’archiviazione dei documenti cartacei possono comunque essere risolte in modo molto semplice. Essendo, come già detto, lo spazio il problema principale per l’archiviazione di documenti, la soluzione migliore è sicuramente quella degli storage temporanei. Si tratta di box in cui è possibile conservare tutto il proprio archivio, sia che si tratti di un archivio piccolo sia che si tratti di un archivio molto grande. Le aziende offrono diverse grandezze di deposito, in modo che il cliente possa scegliere quello più adatto alle proprie esigenze. Aziende come APM Storage offre inoltre diversi servizi mirati alla comodità del cliente: personale specializzato si reca direttamente presso lo studio o l’azienda e si occupa dell’imballaggio, del trasporto e della sistemazione dell’archivio. Ovviamente tutto l’archivio viene catalogato e conservato in box asciutti e sicuri dotati di scaffalatura.
In questo modo è possibile ricavare dello spazio nel proprio ufficio che prima era adibito ad archivio. Tutti i documenti vengono conservati in strutture videosorvegliate che dispongono di tutti i sistemi di sicurezza anti incendio e anti intrusione e inoltre sono coperti da assicurazione. Rivolgendosi ai depositi temporanei si potrà accedere al proprio archivio ogni qual volta si vorrà, in modo da consultare vecchi documenti che vengono conservati in totale sicurezza.